U-Mail郵件系統審核機制周密細致杜絕泄密

郵件是商務往來最普遍最常見的通訊手段,正因為郵件中常常夾雜一些機密資料或涉及到公司人事升降等內容,因此郵件泄密也成為許多公司的心頭大患,泄密主要是兩個渠道,一是外部黑客對郵箱賬號的竊密、郵件內容的竊取篡改等,其二則是內部工作人員有心報復或無意疏忽釀成的錯誤。對于前者,公司可以購置安全性高的郵件系統防御,而對于后者,公司該怎樣借助于郵件系統妥善管理呢?我們請教了業界知名品牌U-Mail專家李工程師。

李工指出,防范內部竊密的一個重要手段,就是對發出郵件實施“審核管理”,也就是公司管理人員根據崗位重要性、業務實際情況和要達到的目標來對指定人的郵箱根據某個條件來作出限制,符合該條件則準予其外發,否則便終止。而在U-Mail郵件系統中,使用“郵件審核”這個命令功能,它既能對特定的用戶或部門人員進行審核管理;又能通過設置敏感詞或內容規則并設定觸發審核機制時能夠周密細致的管控到位;同時配合收發權限來對某些關鍵崗位限制其只能外發或接收郵件。

具體操作是登錄U-Mail郵件系統超級管理員后臺,在左邊的命令列表中選擇“系統設置”——“郵件審核設置”,打開一個對話框如下圖所示:

一、所有已經建立的“審核名稱”都在其中,點擊右邊的“修改”或“刪除”按鈕執行相應操作。

如果我們需要建立一個新的審核名稱,比方說對“業務員”加強審核工作,則點擊上方的“添加”按鈕,它的操作其實類似于點擊“修改”按鈕,所以我們來看“修改”如何進行,如下圖所示:

在其中,改“審核名稱”IT為“業務員”,選擇“主審”和“副審”兩個人,建立雙重審核機制,“自動轉換等待時間”意味著當“主審”在若干分鐘內未實施“審核”操作就交由“副審”處理。

 

二、在“審核管理”對話框中點擊“審核規則”便開始建立一條規則,點擊“啟用”,規則開始運行,點擊“禁用”或“刪除”,規則不起作用,點擊“修改”,如下圖所示:

說明:

1.輸入“規則名稱”;

2.“審核人”點擊“選擇”下拉列表中勾選一位;

3.“審核”類型中有“外發”和“所有”兩個選項,意味著只針對外發郵件審核呢還是對所有郵件均審核。

4.“審核預設”有“人工”、“批準”、“拒絕”三個選項,也就是說對目標郵件先預設一個什么樣的操作。

5.“權重”則意味著優先審核哪些郵件,數值越小優先級越高,這個根據崗位性質和重要性來定,比方說可以把發給董事長、總經理的設為最高優先級。

6.“審核條件”可以通過設置“父條件”或“子條件”等多個關系來設置,如“主題”或正文、附件中等包含某些關鍵詞等

綜上,就是U-Mail郵件系統豐富而又強大且細致到位的“審核管理”功能,如果您想了解U-Mail郵件系統其他功能也可以咨詢客服

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